Zijn Nederlanders vergadertijgers?

Ja, want vergaderen zit in onze aard. We overleggen graag en het inmiddels internationaal bekende Nederlandse poldermodel heeft er duidelijk mee te maken. Bovendien ligt het niet in de aard van de Nederlander om een besluit van bovenaf als vanzelfsprekend te accepteren. We gooien het liever eerst nog even in de groep en soms noemen we dat vergaderen. Daarvoor zijn uiteraard goede voorzieningen noodzakelijk die zijn nogal kunnen verschillen, afhankelijk van de soort en de duur van de vergadering.

De vergaderruimte.
De grootte van de ruimte en de maat van de vergadertafel is afhankelijk van:

• De omvang van de organisatie en het maximum aantal personen dat gewoonlijk vergadert.
• De gemiddelde duur van de vergaderingen wat van invloed is op de inrichting van de accommodatie. Als voorbeeld: actieve stoelen voor kortere vergaderingen en stoelen met wat meer comfort als er sprake is van langdurige bijeenkomsten.
• Wisselend aantal deelnemers. Dat vraagt om een flexibele oplossing en kan worden bereikt met behulp van losse tafels die in tal van variaties kunnen worden geplaatst. De vergaderruimte krijgt daardoor wel wat minder statuur maar is wel praktisch als in het betreffende gebouw niet veel andere ruimtes beschikbaar zijn.

Bij kleinere vergaderruimtes is het zinvol om de keuze van de vergadertafel af te stemmen op de aard van de besprekingen.

Voor elke vergadervorm bestaat wel een vergadertafel.
De tafel in de belangrijkste vergaderzaal is qua uitvoering en grootte meestal in lijn met de overige inrichting van de ruimte. Dit is bij uitstek de plaats voor grotere bijeenkomsten.
Soms kan het efficiënt zijn om bij een complex onderwerp niet alle deelnemers bij de gehele vergadering te betrekken. Een mogelijkheid is om een bepaald onderwerp elders door een geselecteerde groep verder uit te laten diepen. Het resultaat kan dan later ingebracht worden.
Voor een compactere vergadering zijn er andere en betere oplossingen:

• Een ronde vergadertafel voor max. 5 à 6 personen. Men kan elkaar goed in de ogen kijken en er hoeft niet gelijk een voorzitter benoemd te worden. Een discussieleider kan de gesprekken ook in goede banen leiden.
• Een vergadering tussen twee of drie personen kan eenvoudig aan een vierkante tafel gehouden worden. Meestal is er in dit soort overleg geen sprake van een voorzitter.
• Een ovale vergadertafel biedt tactische mogelijkheden. In een wat vertrouwelijk gesprek kan afgesproken worden om aan de kop van de tafel plaats te nemen waardoor eventuele afstandelijkheid wegvalt. Daarentegen kan in een bijeenkomst waar de ideeën ver uit elkaar liggen gekozen worden om in het midden juist tegenover elkaar te zitten.
• Waar vaak te weinig aan wordt gedacht is het gebruik van een statafel. Deze optie voorkomt dat een kort bedoeld overleg uiteindelijk langer gaat duren dan nodig is. Staan kan bovendien een aangename afwisseling zijn mits dat niet te lang duurt.

In de huidige digitale tijd is het wel van belang dat op plaatsen waar vergaderd wordt voldoende en goede digitale verbindingen aanwezig zijn.

Praktische tip.
Tot slot een tip voor degenen die de volgende methode nog niet toepassen. Schaf de rondvraag af. Bied daartegenover de mogelijkheid om bij de start van een vergadering alsnog een onderwerp in te brengen. Voorwaarde is dan wel dat het betreffende punt in lijn is met de onderwerpen op de agenda. Deze aanpak kan het aantal vergaderuren drastisch beperken.